Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website und dem DueDesk-Konto ist der Betreiber von DueDesk, Schweiz. Sie erreichen uns unter legal@duedesk.ch. Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.

2. Rollen nach Datenkategorie

Je nach Datenkategorie nimmt DueDesk eine unterschiedliche Rolle ein:

• Für Konto-, Abrechnungs-, Anmelde-, Support- und Website-Kontaktdaten ist DueDesk, soweit anwendbar, die verantwortliche Stelle.
• Für die Kundendaten, die eine Garage in der Plattform bearbeitet (Endkundinnen und -kunden der Garage und deren Fahrzeuge), ist die jeweilige Garage die verantwortliche Stelle (Controller/Verantwortliche). DueDesk bearbeitet diese Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung der Garage als Auftragsbearbeiterin (Art. 9 revDSG, Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV).

3. Welche Daten bearbeitet werden

• Konto- und Abrechnungsdaten: Name, E-Mail-Adresse und Anmeldedaten der Garage bzw. ihrer Mitarbeitenden sowie abrechnungsrelevante Angaben.
• Kontakt- und Anfragedaten: Angaben, die Sie freiwillig in unseren Formularen (Kontakt, persönliche Beratung, Enterprise-Anfrage) übermitteln — Name, Name der Garage, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standort/Adresse, optional die Website Ihrer Garage sowie Ihre Nachricht. Diese Angaben nutzen wir ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Versand an support@duedesk.ch). Bei einem kostenpflichtigen Kauf über Stripe erhalten wir zudem eine interne Kaufbenachrichtigung mit den Abrechnungs-Eckdaten (Garage, Plan/Add-on, Betrag, Stripe-Kennungen) — keine Kartendaten.
• Von der Garage hochgeladene Kundendaten: Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse der Endkundinnen und -kunden; Fahrzeugdaten wie Marke, Modell, Kontrollschild, Fahrgestellnummer (VIN) sowie Service-, MFK- und Reifendaten.
• Kommunikationsinhalte: Inhalt der über DueDesk versendeten E-Mails und der eingehenden Antworten der Endkundinnen und -kunden (einschliesslich der ursprünglichen Nachricht) sowie daraus automatisch abgeleitete Einordnungen (z. B. Absicht oder Tonalität). Solche automatischen Einordnungen erfolgen nur bei Antworten an die Standard-Antwortadresse von DueDesk, deren Absender mit der hinterlegten Adresse übereinstimmt; E-Mails über DueDesk-Adressen oder verbundene Postfächer werden nicht automatisch durch KI ausgewertet.
• E-Mail-Postfach der Garage: Wählt eine Garage eine DueDesk-Adresse (…@mail.duedesk.ch), werden die an diese Adresse gerichteten E-Mails empfangen und gespeichert. Verbindet eine Garage ihr eigenes Gmail- bzw. Google-Workspace- oder Microsoft-365-/Outlook-Postfach, bearbeitet DueDesk mit der von der Garage erteilten Berechtigung die nach der Verbindung eingehenden E-Mails (ältere E-Mails werden nicht übernommen; als Spam markierte E-Mails werden übersprungen) und versendet über dieses Postfach die E-Mails, für die die Garage es als Absender wählt oder als Standard-Absender festgelegt hat. Gespeichert werden jeweils Absender- und Empfängeradressen (inkl. weiterer Empfänger in «An» und «Cc» sowie der Antwortadresse), Absendername, Betreff, Zeitpunkte, technische Kennungen zur Zuordnung von Antworten (z. B. Message-ID) und der Nachrichtentext als Text; HTML-Inhalte und externe Bilder werden nicht gespeichert. E-Mails von Absendern, die keiner Kundin bzw. keinem Kunden der Garage zugeordnet werden können, werden im Bereich «Nicht zugeordnet» der Garage abgelegt; dabei können auch Personendaten Dritter (unbekannter Absender) bearbeitet werden. Die für die Verbindung nötigen Zugangsdaten (OAuth-Tokens) werden verschlüsselt in einem geschützten Tresor der Datenbank (Supabase Vault) gespeichert und nie im Browser angezeigt. Zulässige Anhänge (u. a. PDF, Bilder, Office-Dokumente ohne Makros; höchstens 10 MB pro Datei) werden in einem privaten Speicherbereich beim Datenbank-Anbieter abgelegt; blockierte Anhänge werden nicht gespeichert, erfasst werden nur Dateiname, Typ, Grösse und der Grund der Blockierung.
• Antwort-Buttons: Aktiviert eine Garage die optionalen Antwort-Buttons («Ich bin interessiert», «Kein Interesse», «Vielleicht später»), werden die gewählte Antwort, der Zeitpunkt der ersten und der letzten Antwort, die vorherige Antwort bei einer Änderung sowie der Bezug zur betreffenden E-Mail, Kampagne oder zum Termin gespeichert. Die Links sind signiert, befristet und enthalten keine Personendaten im Klartext. Weitere Informationen zum Verhalten der Empfängerinnen und Empfänger werden über die Buttons nicht erhoben.
• Eingaben im Hilfe-Assistenten: Fragen, die Mitarbeitende im produktinternen KI-Hilfe-Assistenten («Frag KI») stellen, sowie die generierten Antworten. Damit der Assistent kontextbezogen antworten kann, wird zusätzlich ein geringer Bereichskontext übermittelt: der aktuelle App-Bereich bzw. die aktuelle Seite (z. B. «Statistiken» oder «Kampagnen-Schritt 3»), Ihre Rolle und Ihr Plan. Stellt eine berechtigte Person Fragen zu den eigenen Kennzahlen, werden zusätzlich aggregierte Werte der eigenen Garage mitgegeben (z. B. Umsatzsummen, Bezahlt-Quote, Anzahl Termine, Kunden und Fahrzeuge sowie Öffnungs- und Antwortraten). Es werden dabei keine einzelnen Kundendatensätze, Namen, Nachrichteninhalte oder Zahlungsdaten übermittelt. Diese Daten werden zur Beantwortung an unseren KI-Anbieter OpenAI übermittelt und dort für einen begrenzten Zeitraum protokolliert; DueDesk kann diese Protokolle einsehen, um Support und Dokumentation zu verbessern. Bitte geben Sie im Hilfe-Assistenten keine Passwörter, Zahlungsdaten oder anderen Geheimnisse ein.
• Inhalte der Wissensdatenbank: Dokumente und Texte, die eine Garage im Enterprise-Tarif unter Einstellungen → Wissensdatenbank hinterlegt. Sie werden verschlüsselt und getrennt pro Garage gespeichert. Erstellt DueDesk daraus einen KI-Antwortvorschlag, werden die einschlägigen Auszüge zur Textgenerierung an OpenAI übermittelt. Hinterlegen Sie in der Wissensdatenbank daher keine Zugangsdaten und keine besonders schützenswerten Personendaten.
• Technische Daten: Server-Logdaten sowie Session- und Nutzungsdaten, die beim Betrieb der Plattform anfallen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden bearbeitet, um die Plattform bereitzustellen und zu betreiben, automatisierte E-Mail-Erinnerungen (Service, Reifenwechsel, MFK) im Auftrag der Garage zu erstellen und zu versenden, E-Mails über die gewählte DueDesk-Adresse bzw. das verbundene Postfach der Garage zu senden und zu empfangen, eingehende Antworten und Antworten über die Antwort-Buttons zuzuordnen, die Abrechnung abzuwickeln, die Sicherheit zu gewährleisten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Es werden nur die für diese Zwecke erforderlichen Daten bearbeitet.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO):

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Bereitstellung des Kontos, Nutzung der Plattform und Abrechnung.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Sicherheit, Protokollierung, Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie Stabilität und Weiterentwicklung des Produkts.
• Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c): insbesondere buchhalterische Aufbewahrungspflichten.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), soweit eine solche eingeholt wird.
• Für die von der Garage hochgeladenen Endkundendaten bestimmt die Garage als verantwortliche Stelle die jeweilige Rechtsgrundlage.

5. Beigezogene Dienstleister (Auftragsbearbeiter)

Für den Betrieb von DueDesk werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister beigezogen, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten. Die folgende Übersicht nennt Zweck, Standort bzw. Übermittlung und – soweit bekannt – die vertragliche Grundlage. Angaben zu Garantien erfolgen mit Vorbehalt und können sich ändern.

Eine aktuelle Auflistung der Unterauftragsbearbeiter ist auch Bestandteil des Auftragsbearbeitungsvertrags (AVV). Über Änderungen informieren wir in geeigneter Form.

Optionale Integrationen: Verbindet eine Garage freiwillig einen externen Dienst, werden die dafür erforderlichen Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt: bei der Kalender-Synchronisation (Google Kalender bzw. Microsoft/Outlook) die Termindaten inkl. Kundenname und -zeitpunkt; bei den Telegram-Benachrichtigungen interne Team-Hinweise (z. B. «neue Kundenantwort»). Diese Integrationen sind standardmässig inaktiv und werden von der Garage in den Einstellungen unter Verbindungen aktiviert. Apple Kalender wird über ein reines Kalender-Abo (ICS/webcal) angebunden, das die Termine nur bereitstellt.

Verbundene E-Mail-Postfächer: Verbindet eine Garage freiwillig ihr Gmail- bzw. Google-Workspace-Postfach (Google, über die Gmail-Schnittstelle) oder ihr Microsoft-365-/Outlook-Postfach (Microsoft, über Microsoft Graph), greift DueDesk mit der von der Garage erteilten Berechtigung auf dieses Postfach zu: Es liest neu eingehende E-Mails und versendet über dieses Postfach die E-Mails der Garage, für die es als Absender gewählt oder als Standard-Absender festgelegt ist — Nachrichten und Antworten, geplante Nachrichten sowie Termin- und Rechnungs-E-Mails (inkl. Kalender- bzw. PDF-Anhang); die versendeten Inhalte werden dabei beim jeweiligen Anbieter gespeichert. Google bzw. Microsoft handeln hierbei als E-Mail-Anbieter der Garage auf Grundlage des Vertrags zwischen der Garage und dem Anbieter. Diese Verbindung ist standardmässig inaktiv, wird von der Garage in den Einstellungen unter Verbindungen aktiviert und kann jederzeit pro Postfach getrennt werden. Kampagnen, Folgemails und Terminerinnerungen werden stets über Resend versendet, nie über ein verbundenes Postfach.

Weitere technische Empfänger: Für die Adressvervollständigung in Eingabefeldern wird die eingegebene Zeichenfolge über unseren Server an den Kartendienst Photon (Komoot, auf Basis von OpenStreetMap) weitergegeben; übermittelt wird ausschliesslich der getippte Suchtext, keine Konto- oder Kundendaten. Aktivieren Mitarbeitende Push-Benachrichtigungen im Browser, wird der Benachrichtigungstext zur Zustellung über den Push-Dienst des jeweiligen Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple) geleitet; diese Benachrichtigungen betreffen ausschliesslich interne Team-Hinweise.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Die Kundendatenbank wird in der Schweiz (Zürich) betrieben. Einzelne der vorgenannten Dienstleister – insbesondere OpenAI, Stripe, Resend und Vercel – können Personendaten in Ländern ausserhalb der Schweiz und der EU, namentlich in den USA, bearbeiten. In diesen Fällen wird für ein angemessenes Datenschutzniveau gesorgt, soweit anwendbar durch geeignete Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln (SCC) sowie Auftragsbearbeitungsverträge. Eine ausschliessliche Speicherung sämtlicher Daten in der Schweiz oder der EU wird ausdrücklich nicht zugesichert.

Verbindet eine Garage ein Gmail- oder Microsoft-Postfach, bearbeiten Google bzw. Microsoft die E-Mails als E-Mail-Anbieter der Garage; dabei kann eine Bearbeitung in den USA stattfinden. Die Garantien (z. B. EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln) ergeben sich, soweit anwendbar, aus dem Vertrag der Garage mit dem jeweiligen Anbieter.

7. Aufbewahrung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Konto- und Vertragsdaten, solange das Konto besteht, zuzüglich allfälliger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Schweiz in der Regel zehn Jahre).
• Kommunikations- und Kundendaten, solange dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist bzw. bis zur Löschung oder zum Export durch die Garage.
• E-Mails aus dem Postfach der Garage (inkl. E-Mails unbekannter Absender im Bereich «Nicht zugeordnet») und deren Anhänge, bis die Garage die betreffende Konversation löscht bzw. bis zur Löschung des Kontos. Beim Trennen eines verbundenen Postfachs werden die gespeicherten Zugangsdaten gelöscht; bereits übernommene E-Mails bleiben bis zu ihrer Löschung durch die Garage erhalten.
• Antworten über die Antwort-Buttons, bis die betreffende Kundin bzw. der betreffende Kunde oder das Konto gelöscht wird.
• Gewählte DueDesk-Adressen bleiben auch nach einer Änderung oder nach der Löschung des Kontos dauerhaft reserviert (nur die Adresse selbst, ohne Inhalte), damit sie nie einer anderen Garage zugeteilt werden.
• Sicherheits- und Server-Logs für eine begrenzte Zeit, soweit praktikabel.
• Anfragen an die KI-Funktionen (Hilfe-Assistent, KI-Textvorschläge für Kampagnen und Antworten, Antwortklassifizierung sowie Analysen) in den technischen Protokollen unseres KI-Anbieters OpenAI für dessen befristete Speicherdauer (aktuell rund 30 Tage). DueDesk kann diese Protokolle zur Qualitäts- und Supportverbesserung einsehen.

Sind exakte Fristen technisch noch nicht fest definiert, richtet sich die Aufbewahrung nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit. Die Garage kann von ihr hochgeladene Kundendaten jederzeit in ihrem Konto löschen.

8. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und beim Hosting-Dienstleister verschlüsselt gespeichert, soweit der Anbieter dies unterstützt. Der Zugriff ist durch eine mandantengetrennte Zugriffssteuerung (Row Level Security) auf die jeweilige Garage und autorisierte Personen beschränkt. Zugangsdaten verbundener Postfächer werden verschlüsselt im Tresor der Datenbank gespeichert; eingehende Anhänge werden nur für zulässige Dateitypen und nach einer Inhaltsprüfung in einem privaten Speicherbereich abgelegt; E-Mails von Absendern ohne Kundenzuordnung sind nur für Administratorinnen/Administratoren und Standortleitende der Garage sichtbar. Weitere technische und organisatorische Massnahmen (TOMs) sind im Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) beschrieben.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Rechts haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die bearbeiteten Personendaten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung,
• Einschränkung der Bearbeitung,
• Widerspruch gegen die Bearbeitung,
• Datenübertragbarkeit (Datenherausgabe),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der jeweils zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, beantworten wir Anfragen in der Regel innerhalb eines Monats. Betrifft die Anfrage Kundendaten, die eine Garage hochgeladen hat, richten Sie diese bitte an die betreffende Garage; wir unterstützen die Garage bei der Bearbeitung. Für alle übrigen Anliegen erreichen Sie uns unter legal@duedesk.ch.

10. Datenschutzverletzungen

Tritt eine relevante Verletzung des Schutzes von Personendaten auf, informiert DueDesk die betroffenen Garagen ohne unangemessene Verzögerung. Soweit eine Garage selbst verantwortliche Stelle ist, bleibt sie für die gesetzlichen Melde- und Benachrichtigungspflichten gegenüber ihren Kundinnen und Kunden sowie gegenüber den Behörden verantwortlich.

11. Abmeldung von E-Mails

Jede über DueDesk an Endkundinnen und -kunden versendete E-Mail enthält einen Abmelde-Link. Nach der Abmeldung werden an die betreffende E-Mail-Adresse keine weiteren Nachrichten mehr versendet. DueDesk versendet Kundennachrichten ausschliesslich per E-Mail.

Kampagnen-E-Mails enthalten zusätzlich einen Abmelde-Header, über den sich Empfängerinnen und Empfänger direkt in ihrem E-Mail-Programm mit einem Klick abmelden können. Meldet eine Empfängerin oder ein Empfänger eine E-Mail beim eigenen E-Mail-Anbieter als Spam, wird dies als Widerspruch behandelt und die Adresse ebenfalls abgemeldet.

12. Cookies und lokale Speicherung

DueDesk verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung, die für den Betrieb der Website und der Anwendung erforderlich sind. Es werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt, keine Analyse- oder Tracking-Skripte von Dritten geladen und keine Nutzungsdaten an Dritte übermittelt. Konkret werden verwendet:

• Anmelde-/Sitzungs-Cookies für die sichere Authentifizierung im DueDesk-Konto,
• die gewählte Darstellung (hell/dunkel) und die Bestätigung des Cookie-Hinweises, gespeichert lokal im Browser.

Der Cookie-Hinweis auf der Website speichert lediglich Ihre Kenntnisnahme lokal in Ihrem Browser; diese Angabe wird nicht an DueDesk oder Dritte übermittelt und nicht ausgewertet. Es besteht daher keine Auswertung von «Akzeptieren/Ablehnen»-Entscheiden.

13. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, um sie an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.