Häufige Fragen zu DueDesk

DueDesk erkennt automatisch, welche Fahrzeuge Ihrer Kundschaft für Service, MFK oder Reifenwechsel fällig sind, und versendet dazu personalisierte E-Mail-Erinnerungen. Antworten landen im Posteingang und werden von der KI eingeordnet, bestätigte Termine landen im Kalender. Dazu kommen CRM, Aufträge, Schweizer Rechnungen und Statistiken — alles in einer Oberfläche.

DueDesk ist speziell für Schweizer Autogaragen gebaut — vom Einzelbetrieb bis zur Garage mit mehreren Standorten. Wir kennen die Abläufe rund um Service-Intervalle, Reifenwechsel und MFK-Fristen.

Ja. Der Starter-Tarif ist für Garagen bis 50 Kunden ausgelegt und enthält die Kernfunktionen: automatische Erinnerungen, Posteingang, Kunden- und Fahrzeugverwaltung, Kalender, Aufträge, Rechnungen und Statistiken. DueDesk ist monatlich kündbar — Sie können klein starten und jederzeit in einen grösseren Tarif wechseln.

Heute verfügbar sind: automatische E-Mail-Erinnerungen für Service, Reifenwechsel und MFK, ein Posteingang mit KI-Antwortklassifizierung, Kunden- und Fahrzeugverwaltung mit CSV-Import und -Export, Kalender mit Termin-E-Mails und Google-/Outlook-/Apple-Kalendersynchronisation, Aufträge, Schweizer Rechnungen mit QR-Rechnung und PDF, E-Mail-Kampagnen mit KI-Textvorschlägen sowie Statistiken. Neu hinzugekommen sind ein KI-Hilfe-Assistent in allen Tarifen, Kundennotizen inklusive automatischer KI-Notizen aus Kunden-E-Mails sowie automatische Fälligkeiten nach abgeschlossenen Service-, Reifen- und MFK-Aufträgen. Mehrstandorte und Rollen & Rechte sind ab dem Business-Tarif enthalten.

Ja. Über «Kostenlos testen» oder das Kontaktformular richten wir Ihnen einen persönlichen Testzugang ein — ohne Kreditkarte und ohne automatische Weiterverrechnung. Dabei zeigen wir Ihnen DueDesk anhand Ihrer eigenen Daten und klären offene Fragen, bevor Sie sich für ein Abo entscheiden.

DueDesk berechnet pro Fahrzeug aus dem letzten Service, der letzten MFK und dem letzten Reifenwechsel sowie Ihren Intervall-Einstellungen die nächste Fälligkeit — und ordnet sie der 30/60/90-Tage-Pipeline zu. Überfällige Fahrzeuge werden markiert. Aus der Pipeline starten Sie direkt eine Erinnerungs-Kampagne an die betroffenen Kunden.

Termin- und Erinnerungs-E-Mails: ja — Bestätigungen, Änderungen, Absagen und Erinnerungen werden automatisch versendet und sind konfigurierbar. E-Mail-Kampagnen versenden Sie heute selbst: Die KI schlägt Texte vor, Sie prüfen und lösen den Versand aus. Der vollautomatische Kampagnenversand (Kampagnen-Automationen) ist in Entwicklung. Jede E-Mail an Kunden enthält einen Abmeldelink.

Ja. Bei Kampagnen sehen und bearbeiten Sie jeden KI-Textvorschlag pro Kunde, bevor Sie den Versand auslösen — nichts geht ungeprüft raus. Automatische Termin- und Erinnerungs-E-Mails basieren auf Ihren konfigurierbaren Vorlagen.

Jede Kundenantwort landet zentral im Posteingang und wird von der KI eingeordnet: Interesse, Terminbestätigung, Rückfrage, Absage oder Storno-Anfrage. Bei Interesse schlägt DueDesk passende Folge-E-Mails vor; unklare Antworten prüfen Sie manuell — mit KI-Antwortvorschlag auf Knopfdruck. Bestätigte Termine werden dem richtigen Kunden und Termin zugeordnet.

Per CSV-Import: Exportieren Sie Kunden und Fahrzeuge aus Ihrem bisherigen System als CSV-Datei und laden Sie sie in DueDesk hoch — beim Import ordnen Sie die Spalten den richtigen Feldern zu. Alternativ erfassen Sie Daten manuell. Für grössere Datenmigrationen unterstützt Sie das Onboarding-Paket bei Import und Einrichtung.

In der Regel innerhalb weniger Tage. Nach dem Kauf führt Sie ein kurzer Einrichtungsassistent durch Ihr Profil und die Garagendaten. Sobald Ihre Kunden- und Fahrzeugdaten importiert sind, erkennt DueDesk fällige Termine automatisch. Technisches Wissen brauchen Sie nicht.

Ja. Nach dem Kauf führt Sie ein Einrichtungsassistent durch Profil und Garagendaten, und unser Team unterstützt Sie beim Import Ihrer bestehenden Kunden- und Fahrzeugdaten. Im Enterprise-Tarif ist ein persönliches Onboarding inklusive; bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit über die Kontaktseite.

In der Regel innerhalb von 24 Stunden — über das Kontaktformular oder support@duedesk.ch.

Die KI formuliert personalisierte E-Mail-Texte (mit korrekter Anrede) und klassifiziert eingehende Antworten. Als Kontext nutzt sie ausschliesslich Ihre eigenen Garagendaten — Kunde, Fahrzeug, Fälligkeit, Öffnungszeiten und Kundennotizen —, nie Daten anderer Garagen. Der separate Hilfe-Assistent greift nur auf die DueDesk-Dokumentation zu (kein Internet, keine allgemeine Chat-Funktion).

Jede Garage hat ein monatliches KI-Kontingent: 3 Mio. Tokens im Starter, 30 Mio. im Business und unbegrenzt im Enterprise. Der Verbrauch ist in der App transparent einsehbar; bei Bedarf lässt sich zusätzliches Guthaben nachbuchen.

Der Hilfe-Assistent bewahrt keinen dauerhaften Chatverlauf auf. KI-Textvorschläge und Klassifizierungen entstehen jeweils aus dem aktuellen Kontext Ihrer Garagendaten.

«Frag KI» beantwortet in jedem Tarif auch Fragen zu Ihren eigenen aggregierten Kennzahlen (z. B. Umsatz, Bezahlt-Quote, Termine) mit einer kurzen Einschätzung. Eine ausführlichere KI-Zusammenfassung direkt in den Statistiken ist ab Business enthalten. Genutzt werden dabei ausschliesslich zusammengefasste Zahlen Ihrer eigenen Garage, nie Einzelkundendaten.

Der sichtbare Chatverlauf des Hilfe-Assistenten bleibt nur in Ihrer Sitzung. Zur Beantwortung werden Anfragen an unseren KI-Anbieter übermittelt und dort für einen begrenzten Zeitraum in technischen Protokollen gespeichert — geben Sie deshalb keine Passwörter oder sonstigen Geheimnisse ein.

Google Kalender und Outlook verbinden Sie per OAuth (beidseitige Synchronisation), Apple Kalender läuft über ein ICS-Abo (einseitig), und Telegram liefert optionale interne Team-Benachrichtigungen. Ein verbundenes Gmail-/Outlook-Postfach für 1:1-Antworten direkt aus DueDesk ist als nächster Schritt geplant.

Aktuell ausschliesslich per E-Mail. SMS und WhatsApp sind geplant und erscheinen, sobald sie verfügbar sind, in den Updates weiter unten.

Ja. Google Kalender und Outlook verbinden Sie per OAuth in den Einstellungen: bestehende Termine werden importiert, und in DueDesk erstellte Termine werden bei Auswahl des jeweiligen Kalenders automatisch dort angelegt, aktualisiert und bei Absage entfernt. Das funktioniert auch umgekehrt — verschieben oder sagen Sie einen verknüpften Termin im externen Kalender ab, übernimmt DueDesk die Änderung automatisch (Abgleich alle 15 Minuten oder sofort über «Jetzt synchronisieren»). Apple Kalender funktioniert per Kalender-Abo (ICS/webcal, einseitig).

Kampagnen- und System-E-Mails (Erinnerungen, Terminbestätigungen, Rechnungen) laufen bewusst über unseren dedizierten Versanddienst — das sichert eine hohe Zustellrate, sauberes Bounce-Handling und rechtssichere Abmeldelinks bei grösseren Versandmengen, was ein normales Postfach nicht leisten kann. Ihr verbundenes Gmail- oder Outlook-Konto ist heute für die Kalender-Synchronisation nutzbar; 1:1-Antworten direkt aus diesem Postfach sind geplant.

Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert, in der Schweiz bzw. EU gehostet und DSGVO-konform verarbeitet. Jede Garage sieht ausschliesslich ihre eigenen Daten — API-Schlüssel und angebundene Konten (z. B. Google/Outlook) werden verschlüsselt abgelegt, nie im Klartext. Sie bleiben jederzeit Eigentümer Ihrer Daten.

Jede Garage ist strikt von allen anderen getrennt (Mandantentrennung): Sämtliche Datenbankzugriffe sind auf Ihre Garage beschränkt und zusätzlich über Datenbankrichtlinien abgesichert. Zwei unterschiedliche Konten — auch mit identischem Passwort — sehen niemals gegenseitig Kunden, Termine, Fahrzeuge oder Abonnement-Daten.

Unter status.duedesk.ch sehen Sie den aktuellen Betriebsstatus sowie vergangene Vorfälle. Der Hinweis „Alle Systeme betriebsbereit“ im Footer verlinkt direkt dorthin.

Starter deckt bis 50 Kunden mit einem Mitarbeitenden-Zugang ab und enthält bereits alle Kernfunktionen inkl. Rechnungen, Branding und Vorlagen. Business hebt das Kundenlimit auf 500 an, erlaubt bis zu 10 Mitarbeitende-Zugänge, mehrere Standorte mit Standortleiter-Rolle, feingranulare Rollen & Rechte, automatische Kundenkategorisierung sowie ein höheres KI-Nutzungslimit. Enterprise ist für grössere Betriebe ausgelegt: unbegrenztes Kundenlimit, unbegrenzte Mitarbeitende-Zugänge und individueller, priorisierter Support. Die vollständige Tabelle finden Sie auf der Preis-Seite.

Ja. DueDesk ist monatlich kündbar — keine langen Vertragslaufzeiten, keine versteckten Gebühren. Bei jährlicher Zahlung gibt es 12.5 % Rabatt.

Nichts geht verloren — beim Up- oder Downgrade bleiben alle bestehenden Daten vollständig erhalten. Limits gelten nur für das Neu-Anlegen zusätzlicher Kunden, Mitarbeitender oder Standorte.

DueDesk erstellt Schweizer QR-Rechnungen mit PDF-Download, inklusive Ihrer UID-Nummer, IBAN und MWST-Satz. Sie hinterlegen Firmendaten, Standard-MWST-Satz und Zahlungsziel einmalig in den Rechnungseinstellungen — jede neue Rechnung übernimmt diese automatisch. Rechnungen sind in jedem Tarif enthalten, auch im Starter-Tarif.

Ja. Jede Rechnung zeigt ihren Zahlungsstatus, und bei überfälligen Rechnungen lassen sich die 1. und 2. Mahnung direkt aus der Rechnung verschicken.

Aktuell ist DueDesk auf Garagen in der Schweiz ausgerichtet. Rechnungen werden in CHF ausgestellt.

«In Entwicklung» heisst: Wir bauen die Funktion aktiv, sie ist aber noch nicht für alle Garagen aktiv. Jede neue oder verbesserte Funktion landet, sobald sie verfügbar ist, sichtbar im Changelog — dort sehen Sie alle bisherigen Produkt-Updates chronologisch. Aktuell in Entwicklung sind die Kampagnen-Automationen — automatischer Kampagnenversand nach selbst definierten Regeln.

Die Kampagnen-Automationen sind aktuell in Entwicklung. Ein festes Datum versprechen wir bewusst nicht; sobald die Funktion verfügbar ist, erscheint sie im Changelog. In den Einstellungen ist bereits eine Vorschau der geplanten Automationen sichtbar.