Häufige Fragen zu DueDesk

DueDesk erkennt automatisch, welche Fahrzeuge deiner Kunden für Service, MFK oder Reifenwechsel fällig sind, und verschickt dazu persönliche E-Mail-Erinnerungen. Antworten landen im Posteingang und werden von der KI eingeordnet, bestätigte Termine im Kalender. Dazu kommen CRM, Aufträge, Schweizer Rechnungen und Statistiken — alles in einer Oberfläche.

Für Schweizer Autogaragen — vom Einzelbetrieb bis zur Garage mit mehreren Standorten. Wir kennen die Abläufe rund um Service-Intervalle, Reifenwechsel und MFK-Fristen.

Ja. Der Starter-Tarif ist für Garagen bis 50 Kunden ausgelegt und enthält die Kernfunktionen: automatische Erinnerungen, Posteingang, Kunden- und Fahrzeugverwaltung, Kalender, Aufträge, Rechnungen und Statistiken. DueDesk ist monatlich kündbar — du kannst klein starten und jederzeit in einen grösseren Tarif wechseln.

Heute verfügbar sind: automatische E-Mail-Erinnerungen für Service, Reifenwechsel und MFK, ein Posteingang mit KI-Antwortklassifizierung, Kunden- und Fahrzeugverwaltung mit CSV-Import und -Export, Kalender mit Termin-E-Mails und Google-/Outlook-/Apple-Kalendersynchronisation, Aufträge, Schweizer Rechnungen mit QR-Rechnung und PDF, E-Mail-Kampagnen mit KI-Textvorschlägen sowie Statistiken. Neu hinzugekommen sind ein KI-Hilfe-Assistent in allen Tarifen, Kundennotizen inklusive automatischer KI-Notizen aus Kunden-E-Mails sowie automatische Fälligkeiten nach abgeschlossenen Service-, Reifen- und MFK-Aufträgen. Mehrstandorte und Rollen & Rechte sind ab dem Business-Tarif enthalten.

Ja. Über «Kostenlos testen» oder das Kontaktformular richten wir dir einen persönlichen Testzugang ein — ohne Kreditkarte und ohne automatische Weiterverrechnung. Wir zeigen dir DueDesk an deinen eigenen Daten und klären offene Fragen, bevor du dich für ein Abo entscheidest.

DueDesk berechnet pro Fahrzeug aus dem letzten Service, der letzten MFK und dem letzten Reifenwechsel sowie deinen Intervall-Einstellungen die nächste Fälligkeit — und ordnet sie der 30/60/90-Tage-Pipeline zu. Überfällige Fahrzeuge werden markiert. Aus der Pipeline startest du direkt eine Erinnerung an die betroffenen Kunden.

Termin- und Erinnerungs-E-Mails: ja — Bestätigungen, Änderungen, Absagen und Erinnerungen gehen automatisch raus und sind konfigurierbar. Kampagnen löst du heute selbst aus: Die KI schlägt Texte vor, du prüfst und gibst frei. Der vollautomatische Kampagnenversand (Kampagnen-Automationen) ist in Entwicklung. Jede E-Mail an Kunden enthält einen Abmeldelink.

Ja. Bei Kampagnen siehst und bearbeitest du jeden KI-Textvorschlag pro Kunde, bevor du den Versand auslöst — nichts geht ungeprüft raus. Automatische Termin- und Erinnerungs-E-Mails laufen über deine eigenen Vorlagen.

Jede Kundenantwort landet im Posteingang und wird von der KI eingeordnet: Interesse, Terminbestätigung, Rückfrage, Absage oder Storno-Anfrage. Bei Interesse schlägt DueDesk die passende Folge-E-Mail vor; unklare Antworten prüfst du selbst — mit Antwortvorschlag auf Knopfdruck. Bestätigte Termine werden dem richtigen Kunden und Termin zugeordnet.

Per CSV-Import: Exportiere Kunden und Fahrzeuge aus deinem bisherigen System als CSV und lade sie in DueDesk hoch — beim Import ordnest du die Spalten den richtigen Feldern zu. Alternativ erfasst du die Daten manuell. Bei grösseren Migrationen hilft dir das Onboarding-Paket bei Import und Einrichtung.

In der Regel innerhalb weniger Tage. Nach dem Kauf führt dich ein kurzer Assistent durch Profil und Garagendaten. Sobald Kunden- und Fahrzeugdaten importiert sind, erkennt DueDesk fällige Termine automatisch. Technisches Wissen brauchst du nicht.

Ja. Nach dem Kauf führt dich ein Einrichtungsassistent durch Profil und Garagendaten, und unser Team hilft beim Import deiner Kunden- und Fahrzeugdaten. Im Enterprise-Tarif ist ein persönliches Onboarding inklusive; sonst erreichst du uns jederzeit über die Kontaktseite.

In der Regel innerhalb von 24 Stunden — über das Kontaktformular oder support@duedesk.ch.

Die KI formuliert persönliche E-Mail-Texte (mit korrekter Anrede) und ordnet eingehende Antworten ein. Als Kontext nutzt sie ausschliesslich deine eigenen Garagendaten — Kunde, Fahrzeug, Fälligkeit, Öffnungszeiten und Kundennotizen —, nie Daten anderer Garagen. Der separate Hilfe-Assistent greift nur auf die DueDesk-Dokumentation zu (kein Internet, keine allgemeine Chat-Funktion).

Jede Garage hat ein monatliches KI-Kontingent: 3 Mio. Tokens im Starter, 30 Mio. im Business und unbegrenzt im Enterprise. Der Verbrauch ist in der App transparent einsehbar; bei Bedarf lässt sich zusätzliches Guthaben nachbuchen.

Der Hilfe-Assistent bewahrt keinen dauerhaften Chatverlauf auf. Textvorschläge und Einordnungen entstehen jeweils aus dem aktuellen Kontext deiner Garagendaten.

«Frag KI» beantwortet in jedem Tarif auch Fragen zu deinen aggregierten Kennzahlen (z. B. Umsatz, Bezahlt-Quote, Termine) mit einer kurzen Einschätzung. Eine ausführlichere KI-Zusammenfassung direkt in den Statistiken ist ab Business enthalten. Genutzt werden dabei ausschliesslich zusammengefasste Zahlen deiner eigenen Garage, nie Einzelkundendaten.

Der sichtbare Chatverlauf des Hilfe-Assistenten bleibt nur in deiner Sitzung. Zur Beantwortung gehen Anfragen an unseren KI-Anbieter und werden dort für einen begrenzten Zeitraum in technischen Protokollen gespeichert — gib deshalb keine Passwörter oder anderen Geheimnisse ein.

Google Kalender und Outlook verbindest du per OAuth (beidseitige Synchronisation), Apple Kalender läuft über ein ICS-Abo (einseitig), und Telegram liefert optionale interne Team-Benachrichtigungen. Ein verbundenes Gmail-/Outlook-Postfach für 1:1-Antworten direkt aus DueDesk ist als nächster Schritt geplant.

Aktuell ausschliesslich per E-Mail. SMS und WhatsApp sind geplant und erscheinen, sobald sie verfügbar sind, in den Updates weiter unten.

Ja. Google Kalender und Outlook verbindest du per OAuth in den Einstellungen: bestehende Termine werden importiert, und in DueDesk erstellte Termine werden im gewählten Kalender automatisch angelegt, aktualisiert und bei Absage entfernt. Das funktioniert auch umgekehrt — verschiebst oder löschst du einen verknüpften Termin im externen Kalender, übernimmt DueDesk die Änderung (Abgleich alle 15 Minuten oder sofort über «Jetzt synchronisieren»). Apple Kalender läuft per Kalender-Abo (ICS/webcal, einseitig).

Kampagnen- und System-E-Mails (Erinnerungen, Terminbestätigungen, Rechnungen) laufen bewusst über unseren dedizierten Versanddienst — das sichert hohe Zustellraten, sauberes Bounce-Handling und rechtssichere Abmeldelinks bei grösseren Mengen, was ein normales Postfach nicht leisten kann. Dein verbundenes Gmail- oder Outlook-Konto nutzt du heute für die Kalender-Synchronisation; 1:1-Antworten direkt aus diesem Postfach sind geplant.

Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert, in der Schweiz bzw. EU gehostet und DSGVO-konform verarbeitet. Jede Garage sieht ausschliesslich ihre eigenen Daten — API-Schlüssel und angebundene Konten (z. B. Google/Outlook) liegen verschlüsselt, nie im Klartext. Die Daten bleiben deine.

Jede Garage ist strikt von allen anderen getrennt (Mandantentrennung): Sämtliche Datenbankzugriffe sind auf deine Garage beschränkt und zusätzlich über Datenbankrichtlinien abgesichert. Zwei unterschiedliche Konten — auch mit identischem Passwort — sehen niemals gegenseitig Kunden, Termine, Fahrzeuge oder Abonnement-Daten.

Unter status.duedesk.ch siehst du den aktuellen Betriebsstatus und vergangene Vorfälle. Der Hinweis „Alle Systeme betriebsbereit“ im Footer verlinkt direkt dorthin.

Starter deckt bis 50 Kunden mit einem Zugang ab und enthält bereits alle Kernfunktionen inkl. Rechnungen, Branding und Vorlagen. Business hebt das Kundenlimit auf 500 an, erlaubt bis zu 10 Mitarbeitende-Zugänge, mehrere Standorte mit Standortleiter-Rolle, feingranulare Rollen & Rechte, automatische Kundenkategorisierung und ein höheres KI-Limit. Enterprise ist für grössere Betriebe: unbegrenzte Kunden, unbegrenzte Zugänge und individueller, priorisierter Support. Die vollständige Tabelle steht auf der Preis-Seite.

Ja. DueDesk ist monatlich kündbar — keine langen Vertragslaufzeiten, keine versteckten Gebühren. Bei jährlicher Zahlung gibt es 12.5 % Rabatt.

Du kündigst jederzeit selbst im Zahlungsportal — monatlich auf Monatsende, jährlich auf Ende des Jahres. Der Zugang bleibt bis zum Ende der bezahlten Periode bestehen, danach wird nichts mehr belastet. Bereits bezahlte Monate oder Jahre werden grundsätzlich nicht anteilig zurückerstattet; Fehlbuchungen prüfen wir über support@duedesk.ch. Details: duedesk.ch/rueckerstattung.

Du kannst per Kreditkarte, Link und je nach Gerät auch mit Apple Pay bezahlen — direkt im Stripe-Checkout. Rechnung und Beleg bekommst du von Stripe per E-Mail.

Ja. Alle Preise verstehen sich exkl. MWST. Sobald DueDesk MWST-registriert ist — der Verkauf startet erst danach —, berechnet Stripe die Schweizer MWST im Checkout automatisch anhand deiner Rechnungsadresse und weist sie auf Rechnung und Beleg separat aus. Deine UID kannst du im Checkout hinterlegen, damit sie auf der Rechnung steht.

Einmalig CHF 1000 für einen begleiteten Start: Einrichtung deines Kontos, Import deiner Kunden- und Fahrzeugdaten, Personalisierung von Vorlagen und Branding sowie eine Einführung für dich und dein Team. Du wählst es auf der Preis-Seite zu Starter oder Business dazu — es erscheint als eigene Position auf der ersten Rechnung und lässt sich im Checkout noch entfernen.

Direkt im Stripe-Checkout unter «Gutscheincode hinzufügen» — auf der DueDesk-Seite gibt es kein Code-Feld. Launch-Codes gelten nur für ein neues Starter- oder Business-Abo (Code mit -M für monatlich, -Y für jährlich), sind einmal einlösbar, zeitlich begrenzt gültig und wirken nicht auf Onboarding, Zusatzpakete oder bestehende Abos.

Nichts geht verloren — beim Up- oder Downgrade bleiben alle bestehenden Daten vollständig erhalten. Limits gelten nur für das Neu-Anlegen zusätzlicher Kunden, Mitarbeitender oder Standorte.

DueDesk erstellt Schweizer QR-Rechnungen als PDF, inklusive deiner UID-Nummer, IBAN und MWST-Satz. Firmendaten, Standard-MWST-Satz und Zahlungsziel hinterlegst du einmal in den Rechnungseinstellungen — jede neue Rechnung übernimmt sie. Rechnungen sind in jedem Tarif enthalten, auch im Starter.

Ja. Jede Rechnung zeigt ihren Zahlungsstatus, und bei überfälligen Rechnungen lassen sich die 1. und 2. Mahnung direkt aus der Rechnung verschicken.

Jede per E-Mail verschickte Rechnung enthält einen persönlichen, signierten Link (duedesk.ch/rechnung/…). Deine Kunden öffnen das PDF damit direkt im Browser — ohne Login und ohne DueDesk-Konto. Der Link ist 90 Tage gültig; danach kannst du die Rechnung einfach erneut senden.

Aktuell ist DueDesk auf Garagen in der Schweiz ausgerichtet. Rechnungen werden in CHF ausgestellt.

«In Entwicklung» heisst: Wir bauen die Funktion aktiv, sie ist aber noch nicht für alle Garagen freigeschaltet. Sobald sie verfügbar ist, steht sie im Changelog — dort findest du alle Produkt-Updates chronologisch. Aktuell in Entwicklung sind die Kampagnen-Automationen: automatischer Kampagnenversand nach selbst definierten Regeln.

Die Kampagnen-Automationen sind aktuell in Entwicklung. Ein festes Datum versprechen wir bewusst nicht; sobald die Funktion verfügbar ist, erscheint sie im Changelog. In den Einstellungen ist bereits eine Vorschau der geplanten Automationen sichtbar.