E-Mail-Postfach & Posteingang

Die Wahl triffst du in der Einrichtungs-Checkliste (Schritt E-Mail einrichten) oder jederzeit unter Einstellungen → Kalender & Verbindungen. Alle Pakete haben beide Möglichkeiten.

• DueDesk-Adresse (z. B. garage-muster@mail.duedesk.ch): sofort einsatzbereit, keine Anmeldung bei einem anderen Anbieter. Alle E-Mails an deine Kundschaft gehen mit dieser Adresse raus, Antworten erscheinen direkt in DueDesk.
• Eigenes Postfach (Beta): Gmail / Google Workspace oder Microsoft 365 / Outlook.com. E-Mails, die du unter Nachrichten schreibst oder beantwortest, gehen über dein Postfach raus und stehen in deinem gewohnten «Gesendet»-Ordner; Antworten landen in deinem Postfach und werden in DueDesk übernommen.
• Solange du nichts auswählst, versendet DueDesk wie bisher mit dem Namen deiner Garage über die Standardadresse von DueDesk — Antworten kommen trotzdem in Nachrichten an.

DueDesk schlägt passende Adressen aus dem Namen und Ort deiner Garage vor — du kannst auch eine eigene eingeben. Die Verfügbarkeit wird beim Tippen geprüft; endgültig vergeben wird eine Adresse erst beim Speichern.

• 3 bis 40 Zeichen: Kleinbuchstaben a–z, Ziffern 0–9, Punkt und Bindestrich. Punkt oder Bindestrich nicht am Anfang, nicht am Ende und nicht doppelt hintereinander. Umlaute werden umgeschrieben (ä → ae).
• Reservierte Begriffe wie info, kontakt, service, support, admin, rechnung, noreply oder postmaster sind nicht wählbar.
• Jede Adresse gibt es nur einmal. Ist sie vergeben, zeigt DueDesk freie Alternativen.
• Pro Garage ist genau eine Adresse aktiv. Du kannst sie höchstens dreimal innerhalb von 30 Tagen ändern.
• Frühere Adressen bleiben für deine Garage reserviert und empfangen weiterhin — Antworten auf ältere E-Mails gehen also nicht verloren. Eine Adresse wird nie an eine andere Garage weitergegeben.
• Als Absendername erscheint der Name deiner Garage — du kannst ihn in den Einstellungen anpassen.

1. Öffne Einstellungen → Kalender & Verbindungen und wähl beim E-Mail-Postfach Gmail oder Outlook.
2. Melde dich beim Anbieter mit dem Postfach an, über das du mit deiner Kundschaft schreibst, und bestätige die Berechtigungen.
3. Fertig — DueDesk gleicht das Postfach ab jetzt automatisch ab. Neue E-Mails erscheinen in der Regel innerhalb weniger Minuten.

Welche Berechtigungen DueDesk anfragt und warum:

• Gmail: «E-Mails senden» (damit persönliche Nachrichten aus DueDesk über dein Gmail rausgehen) und «E-Mails lesen» (nur lesend, um Antworten deiner Kundschaft zu übernehmen), dazu deine E-Mail-Adresse zur Zuordnung des Kontos.
• Microsoft 365 / Outlook: Mail.Send zum Senden und Mail.ReadWrite zum Lesen. Die Schreibberechtigung braucht DueDesk, weil Microsoft die Kennung einer gesendeten E-Mail nur liefert, wenn sie zuerst als Entwurf angelegt und dann gesendet wird — so bleiben Antworten dem richtigen Verlauf zugeordnet. Dazu kommen Anmeldung, Profil-E-Mail und dauerhafter Zugriff (offline_access), damit die Verbindung ohne tägliche Neuanmeldung läuft.

• Übernommen werden nur E-Mails, die nach dem Verbinden eingehen — ältere E-Mails bleiben in deinem Postfach und werden nicht importiert.
• Spam und Papierkorb überspringt DueDesk immer. Werbung, soziale Netzwerke, Benachrichtigungen und Foren (bei Gmail) bzw. «Weitere» (bei Outlook) werden nur übernommen, wenn sie von erfasster Kundschaft stammen oder zu einem DueDesk-Verlauf gehören.
• Ein Postfach kann nur mit einer Garage verbunden sein.

• Verbunden — alles in Ordnung; DueDesk zeigt, wann zuletzt abgeglichen wurde.
• Verbindungsfehler — meist ein vorübergehendes Problem beim Anbieter. DueDesk versucht es automatisch erneut.
• Neu verbinden nötig — der Zugriff ist abgelaufen oder wurde entzogen, z. B. nach einer Passwortänderung oder wenn die Freigabe beim Anbieter entfernt wurde. Klick auf Neu verbinden und melde dich erneut an.
• Den Zustand deines Postfachs siehst du auch unter Statistiken → Kommunikation.

Unter Einstellungen → Kalender & Verbindungen trennst du das Postfach jederzeit. DueDesk löscht dabei die gespeicherten Zugriffsdaten; bereits übernommene E-Mails bleiben in Nachrichten, bis du die Konversation löschst. Bei Google versucht DueDesk zusätzlich, die Freigabe direkt zu widerrufen (nicht, wenn dasselbe Google-Konto auch für den Google Kalender verbunden ist). Um ganz sicherzugehen, prüfst bzw. entfernst du die Freigabe selbst beim Anbieter:

• Google: myaccount.google.com/permissions → DueDesk → Zugriff entfernen.
• Microsoft Firmen- oder Schulkonto: myapplications.microsoft.com → DueDesk → Berechtigungen widerrufen.
• Persönliches Microsoft-Konto (Outlook.com): auf account.microsoft.com im Bereich Datenschutz nach den Apps mit Zugriff auf dein Konto suchen und DueDesk entfernen. Die genaue Bezeichnung kann sich bei Microsoft ändern.

iCloud Mail ist bewusst nicht verfügbar. Apple bietet für Mail keine Anmeldung mit eingeschränkten Berechtigungen an — nur ein App-spezifisches Passwort, das vollen Zugriff auf das gesamte Postfach gibt. Dazu fehlen Push-Benachrichtigungen für neue E-Mails, und Apple sieht iCloud Mail vor allem für den persönlichen Gebrauch vor. Das erfüllt unseren Anspruch an Sicherheit und Zuverlässigkeit nicht.

Nutze stattdessen die DueDesk-Adresse. Wenn Kundinnen und Kunden dir weiterhin an deine iCloud-Adresse schreiben, kannst du in den Einstellungen von iCloud Mail eine Weiterleitung an deine DueDesk-Adresse einrichten.

• Mit DueDesk-Adresse: alle E-Mails — Kampagnen, Folgemails, Erinnerungen, Termin- und Rechnungs-E-Mails sowie persönliche Nachrichten — gehen mit deiner DueDesk-Adresse als Absender raus.
• Mit Gmail oder Outlook: E-Mails, die du unter Nachrichten schreibst oder beantwortest und direkt sendest, gehen über dein Postfach raus — sie stehen in deinem «Gesendet»-Ordner. Lehnt der Anbieter den Versand ab, zeigt DueDesk einen Fehler an und schickt die E-Mail nicht stillschweigend über einen anderen Weg.
• Alle übrigen E-Mails — Termin-E-Mails (mit Kalenderanhang), mit Später senden geplante Nachrichten, Rechnungen und Mahnungen, Kampagnen, Folgemails und Erinnerungen — versendet DueDesk auch bei verbundenem Gmail oder Outlook über die eigene Versandinfrastruktur, mit dem Namen deiner Garage über die Standardadresse von DueDesk. Das schont die Versandlimits deines Postfachs und die Zustellbarkeit. Als Antwortadresse ist dein verbundenes Postfach eingetragen; Antworten landen dort und werden in DueDesk übernommen.
• Kampagnen enthalten immer einen Abmeldelink und eine Abmeldung mit einem Klick im E-Mail-Programm.

DueDesk ordnet eingehende E-Mails zuerst dem passenden Verlauf zu und sonst über die Absenderadresse einer erfassten Kundin oder einem erfassten Kunden — immer nur innerhalb deiner Garage. E-Mails von unbekannten Absendern landen im Bereich Nicht zugeordnet unter Nachrichten.

• Diesen Bereich sehen nur Administratorinnen/Administratoren und Standortleitende.
• Du kannst aus dem Absender einen neuen Kunden anlegen oder die Konversation einem bestehenden Kunden zuordnen.
• DueDesk legt nie automatisch Kunden an. Gehört eine Adresse zu mehreren Kunden, bleibt die E-Mail zur Sicherheit ebenfalls unzugeordnet.
• Die E-Mails bleiben gespeichert, bis du die Konversation löschst.

• Erlaubt: PDF, JPG, PNG, GIF, WebP, HEIC, TXT, CSV, ICS (Kalender), DOCX und XLSX.
• Höchstens 10 MB pro Datei, 10 Dateien und 25 MB pro E-Mail.
• Blockiert werden alle anderen Typen — z. B. Programme, ZIP-Archive, HTML- und SVG-Dateien sowie Office-Dateien mit Makros. Stimmt der Inhalt nicht mit dem Dateityp überein, wird die Datei ebenfalls blockiert. Blockierte Anhänge speichert DueDesk nicht.
• Anhänge werden in einem privaten Speicher abgelegt und lassen sich nur angemeldet und mit passender Berechtigung herunterladen.

• E-Mails, die über deine DueDesk-Adresse oder dein verbundenes Postfach eingehen, werden nicht automatisch von der KI ausgewertet und lösen keine automatischen Aktionen aus. Für eine klare Rückmeldung deiner Kundschaft gibt es die Antwort-Buttons.
• Zugriffsdaten für Gmail und Outlook werden verschlüsselt in einem geschützten Tresor gespeichert und sind im Browser nie sichtbar.
• E-Mails werden als Text angezeigt; eingebettete Bilder und Tracking-Pixel lädt DueDesk nicht. Links in E-Mails ruft DueDesk nie selbst auf.
• Jede Garage sieht nur ihre eigenen E-Mails — Adressen, Postfächer und Verläufe sind strikt pro Betrieb getrennt.

Details zur Datenbearbeitung findest du in der Datenschutzerklärung und im Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV).